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Gute Ansprechpartner, Festleiter und Schultern für verantwortungsvolle Aufgaben

Kurz vor dem großen Tag geht meist alles Schlag auf Schlag. Das ist auch normal, aber Stress und Hektik müssen nicht sein. Viel kann man vorher erledigen, planen und organisieren, damit man es selbst nicht mehr "in den Füßen" hat.

Der eigene Kopf sollte am Tag der Hochzeit frei von Verantwortung, Planungen und Terminen sein. Deshalb sollte man Aufgaben verteilen. Vor der Einladungsphase sollte man damit beginnen.

Dazu gehört z. B., dass man ausgewählte Ansprechpartner sucht und mit Ihnen alles bespricht.

Gemeinsam planen

Das könnte z. B. ein Festleiter sein, an den sich Eure Gäste wenden können, wenn sie Programmpunkte gestalten möchten. Dieser wiederum könnte durch einen Moderator unterstützt werden, damit dies nicht eine zusätzliche Belastung ist, und er "der Mann" hinter den Kulissen ist. Ein großer Punkt sind z. B. Ansprechpartner für Eure Lieferanten. Oft ist es so, dass man zwar dem Partyservice seine eigene Handynummer gegeben hat, aber es ist meist so, dass das Brautpaar auf der eigenen Hochzeit nie das Handy wirklich bei sich hat (bzw. angeschaltet). Hierfür bieten sich gute Freunde und Verwandte an. Am besten gibt man seinen Lieferanten ein kleine Liste von Kontaktdaten bzw. auch umgedreht, so dass Eure Ansprechpartner sich gegebenenfalls am Tag selbst mit den Lieferanten kurzschließen können.

Auch ist es gut, weitere Aufgaben zu verteilen (falls diese nicht von Firmen übernommen werden). Da wären Aufgaben-Bereiche wie: Festleiter und Teilbereiche (Moderator, Programmgestaltung, Gäste-Ansprechpartner), Geschenkbuch-Verwalter (Geschenktisch), Spielecken-Aufsicht, Theke/Ausschank, Küche + Bedienung, Dekoration, Gästebetreuung (Ältere, Rollstuhl, Parkplatz), Technische Abteilung und Unterhaltung (DJ, Band, Alleinunterhalter).

Meist ist es so, dass gerade gute Freunde und enge Verwandte einige solche Aufgaben übernehmen. Das ist auch einerseits gut, da Ihr schließlich wissen wollt, dass diese Funktionen von verantwortungsvollen Personen übernommen werden. Allerdings ist dies Eure Hochzeit, und sie sollte deshalb für Euch und Eure engen Gefährten relativ stressfrei sein. Schade, wenn die eigenen Eltern vieles Eurer Feier wegen diverser Aufgaben verpassen würden. Natürlich ist dies für jeden schade, jedoch sollte man dafür Verständnis haben, dass die Annehmlichkeiten für Brautpaar, deren enge Familien-Mitglieder und vertraute Freunde gelten sollte. Deshalb sollte man auch überlegen, ob man manche Aufgaben nicht Firmen zuteilt, um Euren Gästen eine sorglose Feier zu ermöglichen.

Für einige sollte eine General-Probe möglich sein bzw. sollten diese die Möglichkeit bekommen, sich früh genug mit dem Umfeld vertraut zu machen. Hier sollte man nicht am falschen Ende sparen. Beispielsweise sollte man versuchen, die Festhalle (Gemeindehaus, Festsaal...) min. einen Tag vorher beziehen zu können bzw. sie auch dementsprechend zu mieten/buchen, damit Dekoration, Technik/Unterhaltung usw. ihre Plätze einnehmen können und die Vorbereitungen am Hochzeitstag selbst abgeschlossen sind. Es ist unschön, wenn beim Sektempfang noch Kabel verlegt wird!

Ansprechpartner für die Lieferanten sollten eingeteilt werden. (Hochzeitstorte, Chauffeur des Hochzeitsautos, Partyservice sowie alle sonstigen Firmen und Geschäfte, bei denen man etwas gekauft hat). Es macht auch Sinn, während dem Verschicken der Einladungen, einen Info-Brief (Liste) mit den Kontaktdaten der relevanten Ansprechpartner an die Lieferanten zu verschicken.

Deshalb, kurz gesagt, unser Tipp: Vor der Einladung: Liste machen von den bereits bekannten Lieferanten. Aufgaben verteilen, Ansprechpartner aussuchen und eine Liste mit Kontaktdaten erstellen. Teambesprechung mit den Verantwortlichen. Einladungen verschicken: An die Ansprechpartner die Liste der Lieferanten, und an die Lieferanten die Kontaktdaten der Ansprechpartner. Weitere Aufgaben verteilen.

 

Von anderen Feiern und Hochzeiten lernen

Viele sind wahre Organisations-Talente, was Feiern und Hochzeiten angeht. Vielleicht kennt auch Ihr welche. Fragt sie nach Unterlagen, wie sie selbst geplant haben. Fragt sie nach der Anzahl der Gäste, wieviel Liter Getränke wurden bestellt? Und vieles weitere Fragen.

Aber auch die Feiern, auf denen Ihr als Gäste wart oder vielleicht noch vor Eurer eigenen Hochzeit eingeladen seid, können gedankliche General-Proben für Euch werden. Von früheren Feiern vielleicht einfach ein Fotoalbum besorgen und auf Details achten. Wie war das mit den Kabeln? Wo war das Buffet aufgebaut? Was war gut bzw. hat Euch persönlich gefallen? Was war vielleicht nicht so gut? Was hat Euch gestört? Wie groß war der Festort?

Auf den nächsten Feiern vielleicht einfach ein Notizblock mitnehmen und sich einiges notieren. Aber auch die Digicam kann helfen, einiges festzuhalten.

Notizen helfen

Tischdekoration, Speisekarte, Buffetanordnung und vieles mehr kann man damit abfotografieren. Dann kann man gemütlich zu Hause am PC noch Weiteres prüfen und planen.

 

Der Sektempfang, Feier beginnt, das Buffet - der "Bauch", ein Kritiker

Eigentlich ist es klar, dass der Ablauf einer Feier gut durchdacht sein sollte. Wir raten dazu strikte Zeitvorgaben zu machen bzw. einige Empfehlungen zu beachten.

Die Vorgeschichte:

Verwandte, enge Freunde und Gäste haben ebenfalls einen "harten" bzw. lange Tag bzw. sind viel unterwegs wegen der Anreise und sind selbst im Termin-Stress (Friseur...). Die standesamtliche Trauung ist meist morgens bzw. kurz vor der Mittagszeit, dann werden Verwandte besucht und/oder die letzten Vorbereitungen getroffen. Z. B. für sich selbst (umziehen, Hotel beziehen...) oder für die Feier/religiöse Trauung (Dekoration, Sektempfang...). Dann folgen oft die religiöse Trauung und später die Fahrt zum Festort.

Man sieht: wenig Zeit zum Essen!

Meist beginnt die Feier damit, dass man die Gäste am Festort mit einem Sektempfang willkommen heißt (nach der Trauung, meist zwischen 16-17 Uhr). Aus Anstand nehme viele ein Glas, obwohl sie wissen, dass sie es auf nüchternen Magen trinken. Deshalb empfehlen wir beim Sektempfang einige Häppchen/Snacks (Schnittchen, Anti-Pasti, Salzgebäck usw.) bereit zustellen, um nicht am Anfang schon die ersten "Überraschungen" zu erhalten und verfrühte Auswirkungen hervorzurufen, sondern diesen dadurch vorzubeugen.

Danach kann es passieren, dass der weitere Anfang der Feier "im Sande verläuft" - im wahrsten Sinne des Wortes. Auf vielen größeren Feiern - aber auch bei kleineren - gibt es Namen auf den Sitzplätzen. Also was machen die Gäste? Sie suchen diesen und setzen sich hin. Sie müssen erst "auftauen" und fühlen sich am Anfang oft unbehaglich und fremd. Deshalb versuche, die Feier relativ zügig offiziell zu beginnen und das Buffet zu eröffnen. Da die Gäste meist großen Hunger mitbringen, gilt gerade bei der Eröffnung "weniger ist mehr". Deshalb sollte auf eine große Eröffnung verzichtet werden (Reden, Sketche, Begrüßungen, Regeln, Hinweise...). Den richtigen Eröffnungsteil kann man dann später nachfolgen lassen, nachdem sich dadurch schon die erste Stimmung entwickelt hat.

Wie man sieht, es kommt viel auf das Essen (Hunger) an. Diese ersten 30-60 Minuten können über eine ganze Stimmung entscheiden sowie die Erinnerung an eine Hochzeit prägen. Hat man diese gemeistert, hat man damit schon die "halbe Miete" für eine erfolgreiche und schöne Feier.

Kurz zusammengefasst: "Strammen" Zeitplan für den Anfang. Häppchen/Snacks für den Sektempfang. Feier offiziell zügig beginnen mit wenig Programm und das Buffet darauf folgend eröffnen.

Siehe auch dazu die folgenden Tipps mit Bezug auf das Essen/Buffet.

 

Stimmungs-Thermometer - der gedeckte Tisch (Buffet, Torte, ...)

Viel hängt vom Essen ab, wie es den Gäste gefällt (siehe auch unter Sektempfang). Leider gibt es keine goldene Regel. Aber einige Faust-Regeln können helfen.

Zum einen - wie auch den ganzen Tag über - ist ein guter Zeitplan hierfür wichtig. Direkt nach dem Buffet die Hochzeitstorte anzuschneiden, wäre nicht so ratsam.

Um Euren Gästen, einen Zeitrahmen (müssen nicht unbedingt festgesetzte Zeiten sein) zu geben, können hier z. B. Programmhinweise bzw. Speisekarten auf den Tischen bereit stehen/liegen. Diese müssen nicht detailliert sein, jedoch einige Richthinweise wären empfehlenswert.

Da manche Gäste (Ältere, Eltern mit Kleinkindern oder diverse Berufstätige) leider oft schon die Hochzeitsfeier vor 22 Uhr verlassen müssen, sollte man versuchen, die Hochzeitstorte vorher anzuschneiden - eingebürgert hat sich 24 Uhr. Dieses Event ist ein Highlight Eurer Feier, und dies sollte keiner der Gäste verpassen bzw. würde sich gegebenenfalls negativ auf deren Stimmung (Erinnerung) niederschlagen.

Generell kann man sagen, dass man den Gästen alle 1-2 Stunden etwas zum Essen anbieten kann. Das klingt viel? Ja, an sich schon, doch nicht jeder Gast isst von jeder Mahlzeit bzw. sind einige Buffet-Angebote nicht so umfangreich wie der Haupt-Gang.

Eine Anregung:

  • 16-17 Uhr Sektempfang mit Snacks/Häppchen
  • 18-19 Uhr Buffet-Eröffnung
  • 21-22 Uhr Hochzeitstorte und Kuchen-Buffet
  • ab 23 Uhr Mitternachtsimbiss (z. B. Gulasch-Kanone, "Reste" vom Buffet und der Kuchen)

Falls man dem Brauch der 24-Uhr-Hochzeitstorte nachgeht, könnte man gegen 21-22 Uhr auch ein kleines kaltes Buffet bzw. Kuchen-Buffet bereitstellen und dann später, wie gewollt, die Hochzeitstorte anschneiden. Eventuell wäre es gut, einen Speisezeitplan auszulegen, damit sich Eure Gäste darauf einstellen können, was sie erwartet und in welchen Mengen.

Auch hier sei wieder gesagt, dass dies Eure Feier und ein besonderer Anlass Eurer engen Verwandten und Freunde ist. Klar, es mögen hervorragende Köche und Küchen-Experten unter Ihnen sein, die sich anbieten auf oder für Eure Feier einen Gaumen-Schmaus zuzubereiten. Oder, dass sie voller Tatendrang viel helfen wollen. Doch es wäre schade, wenn diese wegen der vielen (Küchen)Arbeit einen Großteil der Feier "verpassen" würden. Die Erkenntnis und Enttäuschung darüber, dass der Tag oder das Einzel-Ereignis auf der Feier schon vorbei, wäre wirklich traurig. Deshalb auch hier der Rat: Buffet, Kuchen, Hochzeitstorte usw., von den Firmen von Lahn-Dill-Hochzeit.de übernehmen zu lassen.

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